10 tips om effectiever met uw tijd om te gaan
Wij leven in een tijd waarin alles snel moet en het lijkt alsof we constant tijd tekort komen. Toch zijn er ook mensen die altijd tijd lijken te hebben en vooral voor de leukere dingen. Zou u op dit moment tijd hebben voor een weekendje Parijs? En waar zouden uw gedachten op dat moment zijn? In Parijs of op het werk?
Vandaag vertel ik u kort en krachtig hoe u vandaag al meer tijd kunt besteden aan zaken die voor u belangrijk zijn.
1. Creëer Overzicht
Weet u welke taken u allemaal op uw bordje heeft liggen? Welke dingen er nog gedaan moeten worden? De eerste tip is om dit allemaal duidelijk te hebben en niet alleen in uw hoofd, maar ook zeker op papier. Maak even tijd om alle zaken die u op dit moment bezig houden op papier te zetten. U hoeft hierbij geen onderscheid te maken tussen zakelijk en privé. Maak uw hoofd eens leeg.
2. Stel Deadlines
Als u onbeperkt tijd heeft om een bepaalde taak te voltooien, dan doet deze taak er ook onbepaalde tijd over. Het wordt zo’n taak die altijd nog gedaan moet worden. Kent u dat u zegt: “Oh, dat kan nog wel even wachten.” Door duidelijke realistische deadlines te stellen verhoogt u uw productiviteit en kunt u dus meer doen.
3. Stel Prioriteiten
Geef vervolgens aan welke zaken belangrijk zijn. Wat moet vandaag af? Wat kan wachten tot volgende week? En zijn alle dingen die u als belangrijk ziet ook belangrijk voor anderen? Een idee is om een rangorde te maken door cijfers en letters aan de prioriteiten toe te kennen. Vanuit deze volgorde kunt u dan gaan werken.
4. Stel Doelen
Uit de deadlines volgen prioriteiten waaruit doelstellingen volgen. Het is nu taak om dingen echt te gaan doen. Maak voor u de dag begint een overzicht met dingen die u vandaag gedaan wilt hebben. Dit zijn uw doelen voor die dag, dus zorg dat u ze ook gaat behalen.
5. U hoeft niet alles zelf te doen
Waarschijnlijk heeft u nu een lijst waar u van schrikt, maar ik heb goed nieuws voor u. U hoeft niet alles zelf te doen. Er zijn verschillende mogelijkheden om zaken uit te besteden en kijk hier ook kritisch na. Welke dingen kunt u overdragen naar een collega? Overweeg ook zeker om anderen te leren wat u doet. Dit kost in het begin misschien tijd, maar heeft vele voordelen op de lange termijn.
6. Plan dingen op het juiste moment in
Voor welke dingen moet u echt op een speciale plaats zijn en welke dingen kunt u overal doen? Zorg ervoor dat u de juiste dingen op het juiste moment doet. Wat kunt u doen als u onderweg bent? Het openbaar vervoer is een ideale plaats om nog even iets door te lezen of zijn er andere dode momenten die u nuttig in kunt delen? Plan daarom dingen op het juiste moment in en zorg dat u al uw tijd optimaal benut.
7. Heb de juiste werkhouding
Als u iets doet, doe het dan goed en ga ervoor en stop niet eerder voordat het af is. Erger u ook niet onnodig aan mensen om u heen, dit kost alleen maar energie en levert u verders niets op. U wilt uw werk goed doen, maar zou ik u iets vertellen? Het is onmogelijk om uw werk perfect te doen, want perfectie is een illusie. Mijn vraag aan u is dan ook wilt u realistisch werken of een illusie nastreven? Als u een illusie nastreeft, zullen uw taken nooit afkomen en blijft de stapel werk stijgen.
8. Maak een einde aan de afleidingen om u heen
Tegenwoordig communiceren we veel via e-mail en heeft u al eens bijgehouden hoe vaak de pop-up van een nieuwe e-mail u van uw taak afhoudt? Of wat denkt u van uw mobiele telefoon? Hoe vaak heeft u daar een nieuwe melding van iets totaal onbelangrijk. Zeker met de komst van Social Media komen de nieuwe tweets en likes steeds meer op ons af, maar vaak op een moment dat het ons niet uitkomt. Zorg daarom dat als u ergens mee bezig bent, dat al deze afleidingen volledige afgesloten zijn. U bent met iets bezig dat uw aandacht nodig heeft, dus sluit uw kantoor af en maak een eind aan alle afleidingen om u heen.
9. Meten is weten
Als u weet hoe lang u met een bepaalde taak bezig bent, kunt u deze taak een volgende keer beter inplannen. Zo weet u ook wat u op een dag doet en ziet u hoeveel deadlines u haalt. U maakt ook meteen onderscheid tussen tijdwinners en tijdverspillers. Die tijdverspillers kunt u meteen uitbesteden en u ziet direct wat het u oplevert.
10. Maak tijd voor ontspanning
Zit u ook met vierkante ogen naar het scherm te staren uzelf verplichtende om dat ene laatste dingetje af te maken, ondanks dat uw concentratie al lang niet meer is wat het geweest is? Neem dan een pauze en u zult zien dat u daarna veel sneller de taak afmaakt. Niet alleen zijn pauzes belangrijk tijdens uw werk, zorg tevens ervoor dat u buiten uw werk ook ontspant. Maak tijd voor uw gezin, uw vrienden en dingen die u echt graag doet. Als u ontspannen bent, kunt u ook ontspannen werken.
Dit zijn slechts enkele van de tips die Telemarkt Trainingen heeft verwerkt in de cursus Time-Management. Op deze tips gaan we nog veel dieper in en we kijken echt naar uw specifieke situatie waar u tegenaan loopt. Schrijf u dus snel in voor de training van 25 november, waar nu ook nog eens mooie Last-Minute aanbieding voor geldt.
Ik hoop dat u in ieder geval iets aan deze tips gehad heeft. Als dat zo is hoop ik dat u de tijd neemt om dit te delen met anderen via bijvoorbeeld Social Media.